Zelf boekhouden voor ZZP

Begin je je eigen zaak waarin je zelfstandig gaat werken zonder personeel? Dan is één van de vragen die je jezelf waarschijnlijk gesteld hebt bij de voorbereidingen: “Hoe ga ik m’n boekhouding eigenlijk bijhouden?” En hoewel dat waarschijnlijk slechts één van de vele vragen en obstakels is waar je mee geconfronteerd werd, het starten van een eigen zaak vergt immers veel administratie, plannen en rekenen, is het wel een belangrijke. Want het succes van je zaak zal voor een stuk afhangen van het bijhouden van een goede boekhouding.

Essentieel voor het welslagen van je project

Inderdaad, een goede boekhouding bijhouden is niet alleen een wettelijke vereiste om in regel te zijn met de belastingwetgeving, het is ook een goede basis om een gezond budget op te kunnen stellen, een financieel meerjarenplan te kunnen maken en om goed gefundeerde aan- en verkoopbeslissingen te kunnen nemen.

Als je geen goed overzicht hebt van je vaste en variabele kosten, van je winstgevendheid of van de te verwachten investeringen, uitgaven en inkomsten dan is het heel moeilijk om een zaak goed te beheren. Daarom is het op zich niet noodzakelijk een negatief gegeven als je ervoor kiest (of er om financiële redenen toe verplicht bent) om zelf je boekhouding te gaan bijhouden als ZZP’er.

Niet altijd leuk maar ook niet noodzakelijk moeilijk

Maar je zal er, zeker als je geen of slechts een beperkte achtergrond hebt in boekhouden, waarschijnlijk wel een beetje tegen opzien om eraan te beginnen. ‘Boekhouden’, is dat immers niet iets heel saai en ingewikkeld? Leuk is het inderdaad niet, al die administratie, alle systemen die je moet opzetten om te zorgen dat je een boekhouding hebt die nauwgezet alle inkomsten en uitgaven bijhoudt en die zich aan alle wettelijke regelgeving houdt.

Maar alle begin is moeilijk en je zal merken dat je eens je jezelf erin gaat verdiepen en een aantal jaren zelf aan het boekhouden geweest bent het allemaal veel vertrouwder en vlotter zal aanvoelen. Bovendien zal je het gevoel krijgen dat je echt een goed overzicht hebt van hoe je zaak eraan toe is, waar opportuniteiten en mogelijke hindernissen liggen enzovoort. Op die manier krijg je ook een veel meer zelfverzekerd gevoel over je zaak dan als je de boekhouding uitbesteed hebt en nooit de moeite genomen hebt om je erin te verdiepen.

Leve de nieuwe software!

Bovendien is het dankzij de informaticarevolutie van de laatste 30 jaar een heel pak eenvoudiger geworden om dankzij gebruiksvriendelijke programma’s zelf je boekhouding bij te houden volgens de regels van de kunst. Het juiste softwarepakket kiezen is dan wel essentieel en je zal er nog altijd je verstand moeten bijhouden en jezelf eventueel wat bijscholen over boekhoudregels maar het is tegenwoordig echt heel goed mogelijk om als ZZP’er zelf je boekhouding bij te houden. En dat betekent ook nog eens een mooie besparing tegenover het inhuren van een externe expert!

 

Eenvoudige boekhoudprogramma’s: De Juiste Keuze Maken…

Als je een klein bedrijf hebt met slechts enkele personeelsleden of als je zzp’er bent dan heb je voor je boekhouding waarschijnlijk geen extern bedrijf in de arm genomen. Je kan je boekhouding immers redelijk eenvoudig zelf bijhouden. Maar welke programma’s gebruik je daar nu best voor? Je hebt immers geen behoefte aan een uitgebreid en ingewikkeld pakket met talloze mogelijkheden maar eerder een eenvoudig boekhoudprogramma dat enkel kan en doet wat jij nodig hebt. Hoe maak je de juiste keuze daarin?

Eén geluk heb je alvast, als je nu net je zaak begint en op zoek gaat naar een goed boekhoudprogramma: de software is veel eenvoudiger geworden dan hij ooit was. Er zijn zelfs verschillende softwarepakketten op de markt die speciaal ontworpen zijn voor mensen die geen studies in accountancy gevolgd hebben.

Criteria voor een juiste keuze

Omdat de keuze in programma’s toch redelijk uitgebreid is doe je er goed aan eerst voor jezelf te kijken wat de noden van jouw bedrijf zijn wat betreft boekhouding. De meeste kleine bedrijven zullen een pakket willen dat:

  • Verkopen kan opvolgen
  • Een inventaris van de stock kan bijhouden
  • Kan samenwerken met de software die gebruikt wordt om met de klanten te communiceren, Outlook bijvoorbeeld
  • Je kan helpen een budgetplan bij te houden en op te stellen
  • De loonadministratie kan beheren
  • Je belastingaangiftes kan helpen opstellen

Elk bedrijf is anders

Omdat er zo’n grote verschillen zitten in de specifieke noden van allerlei verschillende sectoren en bedrijven is er ook veel boekhoudsoftware die op maat geschreven wordt voor specifieke sectoren. Je doet er dan ook goed aan jezelf te informeren bij sectorgenoten of op het internet over boekhoudprogramma’s die speciaal voor jouw vakgebied ontworpen zijn. Op die manier kan je jezelf veel tijd en energie besparen die je anders zou steken in het finetunen van een pakket dat veel te algemeen is voor het doel dat jouw bedrijf ermee heeft.

Vraag raad aan professionals

Ben je zelf niet zo thuis in boekhouden dan is het eerste dat je eigenlijk moet doen, vooraleer een boekhoudpakket te kiezen, raad te vragen aan mensen die dagelijks professioneel bezig zijn met dit soort software. En baseer je voor goed advies nooit op de mening van slechts één persoon natuurlijk. Een collega bedrijfsleider kan een goede informatiebron zijn maar contacteer zeker ook een onafhankelijke boekhouder en eventueel ook iemand die boekhoudsoftware verkoopt. Leg hun adviezen naast elkaar en maak een weloverwogen beslissing alvorens tot de aankoop van een pakket over te gaan.