Zelf boekhouden voor ZZP

Begin je je eigen zaak waarin je zelfstandig gaat werken zonder personeel? Dan is één van de vragen die je jezelf waarschijnlijk gesteld hebt bij de voorbereidingen: “Hoe ga ik m’n boekhouding eigenlijk bijhouden?” En hoewel dat waarschijnlijk slechts één van de vele vragen en obstakels is waar je mee geconfronteerd werd, het starten van een eigen zaak vergt immers veel administratie, plannen en rekenen, is het wel een belangrijke. Want het succes van je zaak zal voor een stuk afhangen van het bijhouden van een goede boekhouding.

Essentieel voor het welslagen van je project

Inderdaad, een goede boekhouding bijhouden is niet alleen een wettelijke vereiste om in regel te zijn met de belastingwetgeving, het is ook een goede basis om een gezond budget op te kunnen stellen, een financieel meerjarenplan te kunnen maken en om goed gefundeerde aan- en verkoopbeslissingen te kunnen nemen.

Als je geen goed overzicht hebt van je vaste en variabele kosten, van je winstgevendheid of van de te verwachten investeringen, uitgaven en inkomsten dan is het heel moeilijk om een zaak goed te beheren. Daarom is het op zich niet noodzakelijk een negatief gegeven als je ervoor kiest (of er om financiële redenen toe verplicht bent) om zelf je boekhouding te gaan bijhouden als ZZP’er.

Niet altijd leuk maar ook niet noodzakelijk moeilijk

Maar je zal er, zeker als je geen of slechts een beperkte achtergrond hebt in boekhouden, waarschijnlijk wel een beetje tegen opzien om eraan te beginnen. ‘Boekhouden’, is dat immers niet iets heel saai en ingewikkeld? Leuk is het inderdaad niet, al die administratie, alle systemen die je moet opzetten om te zorgen dat je een boekhouding hebt die nauwgezet alle inkomsten en uitgaven bijhoudt en die zich aan alle wettelijke regelgeving houdt.

Maar alle begin is moeilijk en je zal merken dat je eens je jezelf erin gaat verdiepen en een aantal jaren zelf aan het boekhouden geweest bent het allemaal veel vertrouwder en vlotter zal aanvoelen. Bovendien zal je het gevoel krijgen dat je echt een goed overzicht hebt van hoe je zaak eraan toe is, waar opportuniteiten en mogelijke hindernissen liggen enzovoort. Op die manier krijg je ook een veel meer zelfverzekerd gevoel over je zaak dan als je de boekhouding uitbesteed hebt en nooit de moeite genomen hebt om je erin te verdiepen.

Leve de nieuwe software!

Bovendien is het dankzij de informaticarevolutie van de laatste 30 jaar een heel pak eenvoudiger geworden om dankzij gebruiksvriendelijke programma’s zelf je boekhouding bij te houden volgens de regels van de kunst. Het juiste softwarepakket kiezen is dan wel essentieel en je zal er nog altijd je verstand moeten bijhouden en jezelf eventueel wat bijscholen over boekhoudregels maar het is tegenwoordig echt heel goed mogelijk om als ZZP’er zelf je boekhouding bij te houden. En dat betekent ook nog eens een mooie besparing tegenover het inhuren van een externe expert!

 

Eenvoudige boekhoudprogramma’s: De Juiste Keuze Maken…

Als je een klein bedrijf hebt met slechts enkele personeelsleden of als je zzp’er bent dan heb je voor je boekhouding waarschijnlijk geen extern bedrijf in de arm genomen. Je kan je boekhouding immers redelijk eenvoudig zelf bijhouden. Maar welke programma’s gebruik je daar nu best voor? Je hebt immers geen behoefte aan een uitgebreid en ingewikkeld pakket met talloze mogelijkheden maar eerder een eenvoudig boekhoudprogramma dat enkel kan en doet wat jij nodig hebt. Hoe maak je de juiste keuze daarin?

Eén geluk heb je alvast, als je nu net je zaak begint en op zoek gaat naar een goed boekhoudprogramma: de software is veel eenvoudiger geworden dan hij ooit was. Er zijn zelfs verschillende softwarepakketten op de markt die speciaal ontworpen zijn voor mensen die geen studies in accountancy gevolgd hebben.

Criteria voor een juiste keuze

Omdat de keuze in programma’s toch redelijk uitgebreid is doe je er goed aan eerst voor jezelf te kijken wat de noden van jouw bedrijf zijn wat betreft boekhouding. De meeste kleine bedrijven zullen een pakket willen dat:

  • Verkopen kan opvolgen
  • Een inventaris van de stock kan bijhouden
  • Kan samenwerken met de software die gebruikt wordt om met de klanten te communiceren, Outlook bijvoorbeeld
  • Je kan helpen een budgetplan bij te houden en op te stellen
  • De loonadministratie kan beheren
  • Je belastingaangiftes kan helpen opstellen

Elk bedrijf is anders

Omdat er zo’n grote verschillen zitten in de specifieke noden van allerlei verschillende sectoren en bedrijven is er ook veel boekhoudsoftware die op maat geschreven wordt voor specifieke sectoren. Je doet er dan ook goed aan jezelf te informeren bij sectorgenoten of op het internet over boekhoudprogramma’s die speciaal voor jouw vakgebied ontworpen zijn. Op die manier kan je jezelf veel tijd en energie besparen die je anders zou steken in het finetunen van een pakket dat veel te algemeen is voor het doel dat jouw bedrijf ermee heeft.

Vraag raad aan professionals

Ben je zelf niet zo thuis in boekhouden dan is het eerste dat je eigenlijk moet doen, vooraleer een boekhoudpakket te kiezen, raad te vragen aan mensen die dagelijks professioneel bezig zijn met dit soort software. En baseer je voor goed advies nooit op de mening van slechts één persoon natuurlijk. Een collega bedrijfsleider kan een goede informatiebron zijn maar contacteer zeker ook een onafhankelijke boekhouder en eventueel ook iemand die boekhoudsoftware verkoopt. Leg hun adviezen naast elkaar en maak een weloverwogen beslissing alvorens tot de aankoop van een pakket over te gaan.

Excel? Kom jij maar eens mee naar de zolder…

“Dat moet je met Excel doen. Makkelijk zat.”

Mijn buurman had overal een antwoord op en wist dus ook precies hoe ik de boekhouding moest gaan aanpakken. Ik was zojuist de zestig gepasseerd en had besloten om voor mezelf te beginnen; ik had hem verteld over mijn onzekerheid wat betreft de boekhouding.

“Excel?”

“Ja, natuurlijk.” Geduldig was de buurman nooit geweest en ook nu begon hij ongeduldig met zijn vingers op het tuinhek te trommelen. “Iedereen kent Excel toch…je weet wel van Microsoft, Bill Gates, Windows en dat soort dingen…”

“Ik ken het wel,” antwoordde ik een beetje beledigd, “maar ik heb er nog nooit mee gewerkt. Bovendien werk ik op een Apple computer. Je weet wel, die machine van Steve Jobs.”

Hij keek me even niet begrijpend aan, maar toen verscheen er een grote grijns op zijn ongeschoren gezicht. “O…maar Excel werkt ook op een Apple computer hoor. En ik heb precies wat je nodig hebt. Kom jij maar eens even mee.”

Met een joviaal gebaar opende hij het tuinhek en gebaarde dat ik hem moest volgen.

Zijn vrouw stond net een varkenshaasje te bakken toen we de keuken binnenkwamen.

“Hee, Anja…die ouwe boeken, je weet wel, die voor de Kringloop…die liggen toch op zolder?”

Anja keek me even meewarig aan, draaide haar stukje vlees om en zei toen tegen manlief: “Klopt, Karel…bij de verwarmingsketel.”

En zo werd ik meegevoerd naar de zolder van de buurman. Ik kon de Vlizotrap die met groot geraas naar beneden kwam nog net ontwijken en klom achter Karel de zolder op.

“Hier,” zei Karel met oprechte blijdschap, en hij wees naar een grote stapel boeken, die netjes in een bananendoos klaarstonden.

“Een beetje muf…dat wel, maar dat moet je maar voor lief nemen. Als je al die boeken leest heb je geen enkel probleem meer met je bedrijfje.”

Hij keek me tevreden aan. “En…? Moet je niet kijken wat er in zit?”

“Ik…eh…”

Ik knielde plichtmatig bij de bananendoos en keek naar de boeken.

Het bovenste boek vertoonde een grote koffievlek, maar de titel was nog goed leesbaar.

“Excel voor Dummies.”

Goed Excel Boek

Er lag een groot dik boek onder. “Boekhouden voor senioren – Deel 1.” Ik pakte het uit de doos. Dat woog zeker 2 kilo.

“Deel 2 is weg, hakkelde Karel, maar Deel 3 is er wel. Dat ligt geloof ik onderop.”

Verder lagen er nog boeken over Microsoft Word, Bill Gates, basiskennis management en een kleine verlopen pocketuitgave van “The missing manual Excel 1995”

“Allemaal voor jou,” glunderde Karel.

Ik ben erg allergisch voor de huisstofmijt en wilde zo snel mogelijk de Vlizotrap weer af, en zocht wanhopig naar een manier om mijn relatie met de buurman niet onherstelbaar te vernielen. Maar er kwam niets. Alles wat ik nog kon uitbrengen was: “Allemensen.”

“Ik draag het wel voor je…” zei Karel warm.

De volgende dag bezocht ik zelf de Kringloop met een grote bananendoos op de achterbank van mijn autootje. De buurman was net met de kinderen naar de Efteling.

Mijn boekhouding doe ik nu met een Online programma. Ik betaal er wat voor. Niet te veel, maar het is het me wel waard. En Excel leer ik spelenderwijs. Inderdaad erg makkelijk, daar had buurman Karel gelijk in.
Laatst vroeg hij me nog of ik nog iets aan zijn gulle gift had gehad.

“Excel,” zei ik met overtuiging, “heeft voor mij geen geheimen meer…”

De buurman keek verrast en zei toen…”Hee…in dat geval heb ik nog wel wat anders voor je. Kom jij maar eens mee…”

 

 

Wat is boekhouden nu eigenlijk?

Hoewel het iets is waar je niet onderuit komt als je een bedrijf of zaak hebt of gaat opstarten zijn er toch nogal wat mensen die slechts een vaag of verkeerd beeld hebben van wat boekhouden nu eigenlijk is. Daarom zetten we hieronder voor jouw in een aantal definities uiteen wat boekhouden allemaal inhoudt.

Definitie van boekhouden

In een algemene zin kan boekhouden omschreven worden als een overzicht van de financiële toestand van een bedrijf, opgesteld op een manier dat alle belanghebbende partijen (de bedrijfsleiding, mogelijke investeerders, banken en niet in de laatste plaats de belastingdienst) op een objectieve wijze kunnen geïnformeerd worden hierover.

Boekhoudingen moeten zich aan een aantal gestandaardiseerde regels houden die dezelfde zijn voor alle bedrijven, in welke sector ze ook werken. Deze regels zijn, in tegenstelling tot wat sommigen denken, niet in de wetgeving vastgelegd, maar ze zijn afspraken waar boekhouders zich vrijwillig aan houden en die het eenvoudig maken voor banken en overheden om de financiële toestand van een willekeurig bedrijf te bekijken. Uiteraard zijn deze regels ook zo gemaakt dat het gemakkelijker is voor bedrijven om zich aan bepaalde wettelijke verplichtingen te houden.

Verschillende aspecten van een boekhouding

Boekhouden vindt plaats op veel verschillende niveaus binnen een organisatie of bedrijf. Er is een overkoepelende boekhouding waarin alles samenkomt maar daaronder zitten verschillende deelboekhoudingen die in detail ingaan op bepaalde aspecten. Zo is er:

  • Een boekhouding voor de schulden en kredieten van een bedrijf
  • Een boekhouding voor de loonadministratie
  • Een boekhouding voor de belastingadministratie
  • Een boekhouding voor de activa
  • Een boekhouding voor de inkomsten en uitgaven

Het bijhouden van de dagelijkse transacties noemen we de dagelijkse boekhouding. Hierbij worden alle inkomsten en uitgaven genoteerd als debiteuren en crediteuren en deze moeten uiteraard steeds in balans zijn.

Dankzij het gebruik van computerprogramma’s is het bijhouden van deze dagelijkse transacties veel eenvoudiger geworden voor bedrijven. Deze programma’s maken ook financiële analyses met één druk op de knop mogelijk. Hieruit kunnen op eenvoudige wijze balansen, winst- en verliesrapporten, activa en risico-analyserapporten verkregen worden.

Al deze rapporten samen geven een goed overzicht van hoe een bedrijf eraan toe is en welke evolutie er gaande is of te verwachten is. Ze helpen ook om strategische toekomstbeslissingen mogelijk te maken en voor banken of investeerders maken ze beslissingen over leningen en investeringen veel eenvoudiger.

Kredietbeheer

De boekhouding van de kredieten is ongetwijfeld één van de belangrijkste als garantie voor het voortdurende succes van een bedrijf. Teveel slechte kredieten of een stilvallende cash flow kunnen de doodsteek betekenen voor een zaak. Het is daarom uiterst belangrijk deze tak van de boekhouding niet te verwaarlozen en door een expert te laten beheren of op z’n minst controleren.

Financieel management

Heb je geen economische of business-studies gedaan? Dat heb je misschien niet echt een idee wat de term ‘financieel management’ juist inhoudt. Nochtans kan het best zijn dat je ook zonder een achtergrond in economie graag met een eigen zaak zou beginnen of daar al mee begonnen bent. Veel mensen met een eigen bedrijf starten dit immers op eerder vanuit een passie voor het vakgebied waarin ze werken dan omdat ze een zakelijke achtergrond hebben. Nochtans is het niet onbelangrijk om naast een passie voor de sector waarin je werkt ook het management van je zaak goed op orde te hebben. Daarom geven we je hieronder enkele basics mee voor wat de financiële kant van het beheer van je bedrijf betreft.

Zoek een expert

Een goede raad als je zelf niet zo heel erg thuis bent in financieel beheer is op z’n minst één persoon bij je zaak te betrekken die dat wel is. Dit kan een vennoot zijn, een personeelslid of iemand uit de raad van bestuur. Afhankelijk van z’n juiste rol binnen je bedrijf zal die persoon je ofwel enkel advies verstrekken ofwel (een deel van) de verantwoordelijkheid voor de financiën op zich nemen.

Indien je absoluut geen kennis hebt over financieel beheer en boekhouden dan is het ook raadzaam een accountant in te huren. Een goede boekhouder kost natuurlijk geld en daar ontbreekt het bij een kleine zaak die pas opgestart wordt wel eens aan. Je kan eventueel een compromis sluiten door enkel een boekhouder te contracteren voor de tijd die hij of zij nodig heeft om je te helpen de zaak op te starten, je boekhoudsysteem op te zetten en een aantal financiële analyses te maken.

Boekhouders en accountants zijn nuttig

Wees betrokken bij je boekhouding

Laat je echter niet in de verleiding brengen om het volledige financiële management aan je boekhouder over te laten. Zorg dat je zelf de financiële data begrijpt en ze leert analyseren zodat je gefundeerde beslissingen kan nemen over de toekomst van je bedrijf.

Als je enkel een boekhouder in dienst neemt om je te helpen bij de opstart van je zaak, overleg dan goed met hem over het soort software dat je zal gaan gebruiken om je boekhouding bij te houden. Voor je accountant is ingewikkelde software waarschijnlijk geen probleem maar als jij er later alleen mee moet kunnen werken heb je waarschijnlijk toch liefst een eenvoudig en gebruiksvriendelijk pakket.

Intern of extern?

Mocht je toch een vaste boekhouder willen aannemen die je permanent gaat helpen met je boekhouding en het financiële beheer dan moet je goed overwegen of je hiervoor echt iemand in dienst neemt of dat je je door een extern boekhoudkantoor gaat laten bijstaan. Beide keuzes hebben hun voor- en nadelen dus het is belangrijk deze op een rijtje te zetten vooraleer je hierin een beslissing neemt.

Boekhouden in Excel voor Dummies

Er zullen weinig boekhouders zijn die nooit een beroep doen op Microsofts bekende rekenprogramma Excel. Of je nu voor een overheidsdienst werkt, voor een MKB of voor een grote multinational, altijd zal je naast andere programma’s ook wel op min of meer regelmatige basis van Excel gebruik maken. Sommige bedrijven houden zelfs hun volledige boekhouding bij in dit programma, al is dat laatste toch eerder uitzondering aan het worden.

Boekhouden Excel

Hoe het ook zij, als je regelmatig met Excel werkt ken je ongetwijfeld al heel wat handige technieken en trucjes om zaken snel gedaan te krijgen. Maar je boekhouding kan nog sneller verwerkt worden als je je echt verdiept in alle sneltoetsen, formules en ‘shortcuts’ die er bestaan in Microsofts rekenprogramma. En wij geven je hieronder alvast enkele extra tips om nog sneller met Exel te kunnen werken.

Enkel de zichtbare cellen kopiëren

Slechts heel weinig mensen blijken deze techniek te kennen en nochtans is het heel handig als je boekhouder bent. We bekijken immers vaak zodanig grote tabellen dat om het overzichtelijk te houden we vaak filters toepassen zodat we enkel de relevante data zien. Maar wist je dat je ook enkel deze zichtbare data kan kopiëren in een andere spreadsheet?

  1. Eerst markeer je de data die je wilt kopiëren.
  2. Daarna druk je op de F5 knop.
  3. Klik nu op de Speciaal knop, linksonder
  4. Nu kan je “Enkel zichtbare cellen” selecteren
  5. Klik OK
  6. Klik op CTRL-C
  7. En klik op plakken of CTRL-V

Opmaak gebruiken

Als je de boekhouding van je bedrijf wil presenteren aan de bedrijfsleiding of anderen die niet noodzakelijk geschoold zijn in boekhouden dan kan het handig zijn je werkbladen in Excel enige opmaak mee te geven zodat ze gemakkelijker te lezen zijn. Hieronder lees je hoe je dit snel doet voor meerdere cellen of rijen tegelijk.

  1. Eerst geef je één cel de opmaak die je wilt.
  2. Nu selecteer je deze cel.
  3. Klik er rechts op en klik op ‘Plakken Speciaal’
  4. Klik op ‘Opmaak’ in het Plakken-menu
  5. Klik nu op OK
  6. En gedaan, je opmaak wordt nu gekopieerd op een hele kolom, rij of alle cellen die je geselecteerd hebt.

Meer tips nodig?

Aarzel niet om regelmatig op deze website terug te komen kijken zodat je meer handige Excel-tips voor boekhouders kan vinden. Wij weten hoe belangrijk het is dat je als boekhouder efficiënt en vlot met Excel kunt werken!